Pokud už nemáte žádný důvod (právní nebo smluvní) uchovávat a zpracovávat osobní údaje některých osob, nebo Vám ke zpracování osobních údajů nedali osoby souhlas, měli byste data v systému podle GDPR Anonymizovat.


Data se Anonymizují v sekci "Uživatelé" v modulu "Souhlasy". 

Vyberte uživatele, pro kterého chcete data Anonymizovat, a na ozubeném kolečku zvolte "Anonymizovat data"


POZOR AKCE JE NEVRATNÁ, PROTO SI JÍ VŽDY DOBŘE ROZMYSLETE!


Systém po vás bude chtít abyste akci ještě znovu potvrdili.


1. Ano - smažete všechna osobní data na všech místech v systému, a systém je nahradí hvězdičkami - anonymizuje (např. osobní údaje u registrace na kurzy, akce, docházky, školky, vyúčtování, pohledávky, platby, načipovaná docházka u dětských skupiny, reporty MPSV atd. ). Nebudete tedy vědět, o jaké osoby se konkrétně jedná.  

Smažou se i údaje na fakturách nebo podkladech pro platbu a příjmových dokladech.  Zůstanou pouze na daňových dokladech, které se vystavují jako podklady po zaplacení pro účetnictví (tedy pouze v sekci Finance - daňové doklady). Ostatní údaje, které přímo nevedou k žádné osobě, Vám v systému zůstanou - (ukázáno na příkladech níže). 


2. Ano i v daňových dokladech - dojde k anonymizaci osobních údajů stejně jako při volbě "ano" ale budou anonymizovány i daňové doklady v sekci " Finance - daňové doklady".


3. Ne - tato volba akci odvolá, stejně jako křížek v pravém horním rohu. (nedojde k anonymizaci dat).


Příklady:


Rozhodla jsem se, že bych chtěla anonymizovat osobní údaje např. klientky Zdeny Čápové a jejích dětí ( na příkladu uveden Filip Čáp), které v roce 2015 navštěvovaly kurzy, akce i školku. 


Takto vypadala data v systému před a po Anonymizaci


1. Modul "Uživatelé"

Před Anonymizací - systém najde v uživatelích Zdenu Čápovou i její děti (stejně ji v modulu "Studenti"). Zdena se může normálně přihlásit a spravovat svůj účet.

Po Anonymizaci - u hledané Zdeny Čápové nejsou v uživatelích žádná data ( ani v modulu "Studenti"). Zdena už se nemůže do systému přihlásit, systém jí už nezná, nemá zde žádný účet.



2. Modul "Kurzy"

Před Anonymizací najdu v kurzu přihlášeného Filipa Čápa a kontakty na Zdenu Čápovou, včetně informací o platbě.


Po Anonymizaci najdu v kurzu pouze záznam s hvězdičkami a bez kontaktních údajů. Tedy vím, že někdo na kurz byl přihlášen ale už nezjistím kdo to byl. Do kapacity i přehledů je započítán.


3. Docházka u kurzů

před Anonymizací vidím docházku Filipa Čápa - stejné to je i v učitelské docházce.


po Anonymizaci vidím opět pouze, že někdo chodil do kurzu a jakou měl docházku. Zmizí osobní údaje a jsou nahrazené hvězdičkami.




4. Finance - modul "Faktury"

před Anonymizací si mohu najít a vytisknout nebo exportovat faktury - podklady pro platbu.

Po Anonymizaci mi podklad zůstane ale osobní údaje z dokladu i přehledu zmizí a nahradí je hvězdičky.

5. Modul Školka - Rozvrh

před Anonymizací vidím ve všech modulech školky Filipa Čápa, jeho plán docházky, vyúčtování atd.



Po Anonymizaci zmizí všechny osobní údaje a nahradí se hvězdičkami.


6. Načipovaná docházka v dětských skupinách a reportech pro MPSV

pokud anonymizujete data pečujících osob nebo dětí z projektů MPSV - Dětská skupina, anonymizují se v načipované docházce i v reportech!! Místo jména budete mít v docházkách i v reportech pouze hvězdičky! - Projektové děti a pečující osoby proto neanonymizujte, data pro projekty dětských skupin z MPSV musíte archivovat podle zákona.


Takto potom vypadá report s anonymizovanými daty:



Tímto způsobem Anonymizuje systém data na všech místech kde se vyskytují a nahradí je hvězdičkami.

Jediné místo kde lze osobní data zachovat (pokud zvolíte u anonymizace volbu ano) i po Anonymizaci je modul "Daňové doklady" (nejedná se o faktury nebo podklady pro platbu ale opravdu o daňové doklady pro účetnictví). Návod pro Daňové doklady najdete zde