Častou chybou, která se objevuje v systémech s DS je, že nemají nadefinovanou Skupinu a proto se neprovádí správně kontrola načipované docházky.
Modul Skupiny slouží k definování a nastavení DS (kapacity, názvu projektu, čísla projektu, zařazení dětí a pečujících osob). Podle skupin pak probíhají kontroly načtené docházky z čipového systému. Je nutné skupinu vytvořit a nadefinovat i pro jednu DS, jinak systém nemůže vědět, jakou kapacitu hlídat.
Pro vytvoření skupiny půjdete do administrace 2 do sekce Uživatelé do Modulu Skupiny. V levém horním rohu přidáte tužtičkou nový záznam.
Zadáte název vaší DS a kliknutím na barvu si označíte např. dětskou skupinu slunicko.
Důležité je pokračovat do záložky "Dětská skupina"
- zadání kapacity je nezbytné pro správnou kontrolu načtené docházky
- název projektu, registrační číslo projektu a název příjemce se vám po vyplnění bude zobrazovat v Souhrnné docházce pro MPSV a ulehčí Vám práci.
Pak musíte přiřadit všechny děti a všechny pečující osoby do této skupiny. Každý může mít jen jednu skupinu! (pokud máte v systému více skupin a dítě navštěvuje třeba dvě skupiny, musíte mít založené u jednoho rodiče dvě děti (odlišené třeba jedním písmenkem) a každému dát jinou skupinu a jinou čipovou kartu a dítě čipovat zvlášť v každé DS. To stejné u zaměstnance.)
Děti do Skupin přiřazujete v modulu Studenti. Pečující osoby v modulu Zaměstnanci.
V modulu Historie přístupů se zobrazuje načtená docházka a je třeba mít tuto kontrolu podle skupin. Jako je to na obrázku zelenou barvou vpravo nahoře.
Pokud tam máte červeně Kontrola podle čtečky, je to špatně a systém nekontroluje kapacitu!
Pozor, zkontrolujte i předcházející měsíce, kdy jste čipovali. Je možné, že někdo v minulém měsíci či dříve, neměl skupinu a teď sice provádíte kontrolu podle skupin, ale dříve byla dle čtečky a vy jste si nemuseli všimnout. Stačí mít jedno pípnutí dítěte nebo pečující osoby bez skupiny.
Pokud chcete pípat i děti, co nepatří do dětské skupiny, tak si vytvořte druhou skupiny např. Mimo projekt.