➡️ Die Nummernkreise werden im Bereich Finanzen → Rechnungsdaten →Dokumentenreihn
Getrennte Nummernkreise nach Rechnungsdaten
Im System können Sie mehrere Rechnungsdaten hinterlegen.
Für jede Rechnungsadresse können eigene Nummernkreise definiert werden für:
- Rechnungen
- Kassenbelege
Jede Rechnungsadresse hat damit einen eigenen, unabhängigen Nummernkreis.
Eigenes Format der Belegnummer
Sie können das Format der Belegnummer frei definieren.
Verwendbare Platzhalter im Format
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| YY | Jahr (2 Stellen, z. B. 26 für das Jahr 2026) |
| XXX | Buch-ID (3 Stellen, von Webooker generiert) |
| NNNNN | Laufende Nummer – 5 Stellen |
| NNNN | Laufende Nummer – 4 Stellen |
| 0–9 | Feste Ziffern |
Erklärungen zum Bild aus den Rechnungsdaten
- Format der Belegnummer
Bestimmt, wie die Belegnummer aufgebaut ist (z. B. YYNNNN, 123NNNNN).
- Auswahl des Jahres – wenn im Format der Platzhalter YY enthalten ist
- Identifikator der Rechnungsdaten – wenn im Format der Platzhalter XXX enthalten ist – von Webooker vergeben
- Laufende Nummer
Zeigt die aktuelle Reihenfolge gemäß dem verwendeten Format (NNNN / NNNNN).
Diese Zahl kann manuell geändert werden, wenn die Nummernreihe bei einer anderen Nummer beginnen soll. - Resultierende Nummer des nächsten Belegs
Zeigt die konkrete Nummer, die für den nächsten neu erstellten Beleg verwendet wird.
Verhalten des Nummernkreises
Format enthält YY
→ die laufende Nummer wird jedes Jahr zurückgesetzt
Format enthält kein YY
→ die laufende Nummer läuft über die Jahre hinweg weiter
Leeres Formatfeld (Standardeinstellung)
→ es wird das Standardformat YYXXXNNNNN verwendet
Das Format muss mindestens NNNN (4 laufende Stellen) enthalten
→ ohne laufende Nummer kann keine Belegnummer erzeugt werden
Beispiele für Formate und resultierende Nummern
| Format | Ergebnis |
|---|---|
| YYXXXNNNNN | 2612300001 |
| YYNNNNN | 2600001 |
| 123NNNNN | 12300001 |
Änderung des Nummernkreises beim Jahreswechsel
Wenn im Format der Belegnummer der Platzhalter YY enthalten ist, wird am 1. 1. automatisch das Jahr in der Belegnummer aktualisiert.
⚠️ ACHTUNG!
Wenn Sie im System mehrere Rechnungsdaten verwenden und ein eigenes Rechnungsnummern-Format nutzen, achten Sie unbedingt darauf, dass jede Rechnungsadresse einen eigenen Nummernkreis hat.
Andernfalls kann es passieren, dass Webooker eingehende Zahlungen nicht korrekt zuordnet.