1. Kategorie

Um eine Veranstaltung zu erstellen, muss zunächst eine Kategorie angelegt werden. Die Kategorie kann zum Beispiel Seminar, Workshop, Kreatives Arbeiten, Vortrag usw. heißen.

In der Kategorie geben Sie nur den Namen und eine Beschreibung an. Diese beiden Informationen werden dann bei allen Veranstaltungen dieser Kategorie angezeigt.

Gehen Sie zum Bereich „Einmalige Veranstaltungen“ und dort in das Modul „Kategorien“.

In der linken oberen Ecke können Sie mit dem Stiftsymbol eine neue Kategorie hinzufügen.

Es öffnet sich die Detailansicht der Kategorie. Tragen Sie hier den Namen und die Beschreibung der Kategorie ein und speichern Sie ab.


2. Einmalige Veranstaltung

Anschließend gehen Sie in das Modul „Einmalige Veranstaltungen“ und erstellen mit dem Stiftsymbol eine neue einmalige Veranstaltung.

Tab „Haupt“

Im Tab „Haupt“ füllen Sie die grundlegenden Informationen zur Veranstaltung aus bzw. wählen Sie diese aus den verfügbaren Optionen aus:

  • Semester: Zeitraum, dem die Veranstaltung zeitlich und finanziell zugeordnet wird.

  • Kategorie: Die Kategorie, unter der die Veranstaltung läuft – siehe Punkt 1.

  • Veranstaltungstyp: Für wen die Veranstaltung gedacht ist (Filtermöglichkeit bei Veranstaltungen).

  • Name: Titel der konkreten Veranstaltung.

  • Lehrer: Wählen Sie die verantwortliche Lehrkraft aus dem Modul „Mitarbeiter“ aus.

Tab „Preis“

Im Tab „Preis“ legen Sie zunächst den Preis der Veranstaltung sowie die Rechnungsdaten fest (sofern Sie mehrere Abrechnungsprofile im System verwenden).

  • Kartenzahlung erforderlich: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie mit dem Zahlungsanbieter Comgate verbunden sind. Weitere Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Leitfaden.

  • Limit für automatische Stornierung der Anmeldung: Wenn Sie z. B. 30 Minuten eingeben, wartet das System 30 Minuten auf den Zahlungseingang. Erfolgt keine Zahlung, wird der Teilnehmer automatisch von der Veranstaltung abgemeldet und erhält eine Stornierungs-E-Mail.

  • Lehrersatz pro Teilnehmer: Hier können Sie eine Vergütung für den Lehrer pro zahlendem Teilnehmer in der Veranstaltung festlegen. Die Vergütung wird im Stundenzettel erfasst – siehe Anleitung hier.

  • Fälligkeit der Rechnungen: Die Standardfälligkeit wird im Bereich System – Einstellungen – Buchhaltung definiert. Wenn Sie für diese Veranstaltung eine abweichende Fälligkeit benötigen, können Sie sie hier festlegen.


Tab „Einstellungen“

Im Tab „Einstellungen“ definieren Sie die organisatorischen Details der Veranstaltung:

  • Kapazität: Die maximale Anzahl an Teilnehmern. Das System lässt keine weiteren Anmeldungen zu, sobald die Kapazität erreicht ist. Administratoren können diese Grenze überschreiten.

  • Dauer der Veranstaltung: Geben Sie die Dauer in Minuten an.

Wählen Sie außerdem aus folgenden Optionen:

  • Anmeldung erlaubt: Aktiviert die Veranstaltung in der Kundensektion – Teilnehmer können sich registrieren.

  • In Arbeitsbericht einbeziehen: Die Veranstaltung wird dem Lehrer im Stundenzettel angerechnet.

  • Im Zeitplan anzeigen: Die Veranstaltung erscheint im Zeitplan.

  • Mehrfache Teilnahme möglich: Teilnehmer können mehrere Plätze für diese Veranstaltung buchen. Achtung: Sie sehen nicht, wer tatsächlich erscheint. Der Endpreis der Veranstaltung wird mit der



Tab „Beschreibung“

Im Tab „Beschreibung“ ergänzen Sie weitere Informationen zur Veranstaltung:

  • Kategorie: Wählen Sie den inhaltlichen Schwerpunkt aus. Diese Information ist nur für Administratoren sichtbar und erscheint nicht im Kundenzugang.

  • Altersgruppe: Diese Angabe kann den Kunden bei der Auswahl helfen, wird jedoch bei der Anmeldung nicht überprüft. Es handelt sich nur um eine Orientierungshilfe.

  • Kurzbeschreibung: Wird auf der Startseite angezeigt.

  • Beschreibung: Wird in der Detailansicht der Veranstaltung angezeigt.


Tab „Bilder“

Im letzten Tab „Bilder“ können Sie zur Veranstaltung Bilder hinzufügen:

  • Bild für die Startseite: Wählen Sie das Bild über die Schaltfläche „Hinzufügen“ aus dem Dateispeicher des Systems aus.

  • Bild für die Detailansicht: Das Bild wird im Detailbereich der Veranstaltung angezeigt.



3. Zeitplan

Die erstellte Veranstaltung wird nun in den Zeitplan eingeplant.

Im oberen Fenster wählen Sie die Veranstaltung aus, und im unteren Fenster, im Tab „Zeitplan“, planen Sie die Veranstaltung mit dem Stiftsymbol in den Zeitplan ein.



Kundenseite des Systems

So wird die Veranstaltung auf der Hauptseite der Kundensektion angezeigt.


Die Liste aller Veranstaltungen finden die Kunden, wenn sie auf der Startseite auf die Schaltfläche „Einmalige Veranstaltungen“ klicken oder im oberen Menü auf „Veranstaltungen“ bzw. „Alle Veranstaltungen“.



Übersicht der Veranstaltungen

 

Veranstaltungsdetails