Připravili jsme pro Vás elektronický zápis do školky, jesliček nebo dětské skupiny.
Ve Webookeru si vytvoříte jak tiskopis přihlášky, tak i dotazník, ze kterého se tato přihláška vyplní a odešle rodičům. Ti ji pak podepsanou a potvrzenou od lékaře jen donesou do školky. Tyto vyplněné přihlášky se Vám budou řadit jako příležitosti v CRM, kde si je budete moci různě rozřazovat, bodovat, schvalovat nebo odmítat.
1. Nejprve je potřeba vytvořit šablonu přihlášky (tedy tiskopisu, který bude odcházet po vyplnění přihlášky)
Půjdete do sekce "školky" - "šablony smluv" a dáte vytvořit novou šablonu. Šablonu si pojmenujete a vyberte si typ - Přihláška do školky.
Připraví se Vám šablona přihlášky do školky (toto je pouze náš návrh), kterou si dle potřeby můžete upravit, více v návodu jak na šablony smluv.
Do této šablony se následně z přihlášky vyplní na základě modrých příkazů osobní údaje z přihlášek.
Modrý příkaz "Data z přihlášek" vyplní do přihlášky všechny otázky, které do přihlášek navolíte a to v zadaném pořadí
Dále je v šabloně číslo jednací. Toto číslo je automaticky nastavené systémem. Každá vyplněná přihláška dostane unikátní číslo jednací. Číslo je složené z roku a následně pokračuje v číselné řadě od 1. (první vyplněná přihláška v roce 2022 bude mít číslo jednací 221)
2. Vytvoření dotazníku - přihlášky - půjdete do sekce "CRM" - do modulu "přihlášky".
Tužkou dáte vytvořit novou přihlášku.
Záložka hlavní
Do názvu zadáte název přihlášky, který se zobrazí klientům
Popis se zobrazí na začátku přihlášky.
Typ přihlášky je potřeba zvolit Přihláška do školky. Tento typ je napojen na vytvořenou šablonu tiskopisu a číslo jednací.
V políčku šablony smluv - vyberete vaší vytvořenou šablonu.
V políčku - "Přihlášku mohou vyplnit uživatelé" si zvolte registrovaní s vyžádáním studenta, aby byl zápis do MŠ opravdu s registrací a ověřeným e-mailem.
Zaškrtněte si Zobrazit plný detail uživatele a studenta - pokud tuto volbu zaškrtnete, budou v přihlášce již zobrazená políčka s osobními údaji, ty se do přihlášky i vyplní. (jak nastavit, které osobní údaje vyžadujete najdete v návodu zde)
Záložka otázky
Zde si vytvoříte další otázky, které potřebujete do přihlášky do školky od rodičů vyplnit. (například typ docházky nebo preferované dny atd.) Tyto otázky se zobrazí i ve formuláři přihlášky.
V záložce obrázek si vložíte obrázek pro zápis.
Uložte přihlášku.
3. V klientské sekci
Vytvořením přihlášky se klientům zobrazí na hlavní stránce tlačítko - přihlášky (text tlačítka se dá upravit v sekci systém - nastavení - nastavení).
Po kliknutí na tlačítko přihlášky vyzve systém rodiče k registraci do systému nebo k přihlášení.
Registrací nebo přihlášením předvyplní rodič přihlášku osobními údaji. Data, která zadal již při tvorbě svého účtu nebo která má ve svém vytvořeném účtu, se automaticky propíší i do tiskopisu přihlášky.
Po odeslání systém poděkuje a do e-mailu zašle vyplněnou šablonu přihlášky (dle tohoto návodu bod. 1).
Pokud se Vám text e-mailu nebude líbit, můžete ho upravit v šablonách e-mailů. Přihlášku následně nechá jen rodič potvrdit od lékaře a podepsanou jí přinese do školky.
4. CRM a práce s přihláškou
Takto vyplněné přihlášky se Vám zobrazí v sekci CRM - v modulu Příležitosti.
Jak pracovat s tímto modulem najdete zde.
Tuto sekci budeme ještě rozšiřovat o vyhodnocení přijaté přihlášky do školky. Kdy bude možné rozhodnout o přijetí nebo nepřijetí dítěte do školky. Po tomto rozhodnutí bude odcházet vyrozumění.
V současné době je možné si v CRM nastavit různé fáze (například, že rodič dodal vyplněnou přihlášku) a úrovně. Podle fází a úrovní pak můžete přihlášky třídit a vyhodnocovat.
5. Přihlášení a nastavení docházky ve školce, tvorba smluv, fakturace a další pak již probíhá běžným způsobem. Viz. návody v sekci školky a školičky
- Tvorba smluv a dalších dokumentů do školky
- Definování docházky dítěte do školky